i migliori software per il project management
i migliori software per il diagramma di GANTT

La gestione del progetto

La gestione di un progetto non è affatto semplice. Per questo motivo è utile avere una panoramica visiva della pianificazione di un progetto per sapere quando viene completata ogni attività. Ed è qui che entra in gioco il diagramma di Gantt.

Non è solo uno strumento per i project manager; è utilizzabile in praticamente qualsiasi ambito e settore.
Prima di capire quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt, vediamo la sua definizione:

Cos’è un diagramma di Gantt?

Secondo Wikipedia, “Un diagramma di Gantt è un tipo di grafico a barre che illustra la pianificazione di un progetto e mostra le relazioni di dipendenza tra le attività e lo stato della pianificazione corrente”.

In parole più semplici, i diagrammi di Gantt permettono di visualizzare le attività previste rispetto al tempo a disposizione.
Pertanto il diagramma di Gantt è l’alleato perfetto per la pianificazione, la programmazione e la gestione di un progetto.

I principali vantaggi offerti dai diagrammi di Gantt:

1. Sapere cosa sta succedendo nei tuoi progetti

Il più grande vantaggio dell’utilizzo di diagrammi di Gantt è che puoi vedere tutto ciò che riguarda il tuo progetto in un unico posto. Agisce come un strumento di visualizzazione e definizione delle priorità in quanto fornisce una panoramica semplificata del progetto, come ad esempio i nomi dei membri coinvolti in ogni fase, l’ordine delle attività, la durata, le date di inizio e di fine e i progressi fatti.

2. Miglioramento della comunicazione e della coesione del team

La comunicazione è parte integrante di un progetto che può crearlo o distruggerlo.
In effetti, l’86% dei dipendenti ritiene che la mancanza di comunicazione sia la ragione principale dei fallimenti sul posto di lavoro. D’altra parte, i diagrammi di Gantt sono noti per fornire una comunicazione cristallina. I project manager possono utilizzare questi grafici per sapere chi sta lavorando su cosa e fornire input su determinate attività e passare loro le informazioni pertinenti.
Questo aiuta a comunicare meglio tra i membri del team e migliora anche il loro rapporto come squadra.

3. Evita il sovraccarico delle risorse

I diagrammi di Gantt consentono di utilizzare le risorse in modo efficace mentre visualizzi la sequenza temporale di un progetto in cui puoi facilmente vedere come e dove vengono utilizzate le risorse. All’interno dei diagrammi di Gantt, puoi anche delegare attività e allineare le risorse senza appesantirle con troppo lavoro. In questo modo puoi gestire efficacemente le risorse e quando le risorse sono gestite correttamente, è più probabile che i progetti vengano completati entro il budget e le scadenze.

4. Misurare lo stato di avanzamento dei progetti

Una volta pianificato il progetto con il diagramma di Gantt, è possibile controllare lo stato di avanzamento dei progetti in esso contenuti. La funzione per misurare l’avanzamento di un progetto ti consente di apportare modifiche alla tua strategia se è in ritardo rispetto alla sua pianificazione. Poiché i membri del progetto possono aggiornare la percentuale di completamento di ciascuna attività, tutti restano aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto.

5. Vedere le attività sovrapposte e le dipendenze delle attività

A volte, non è possibile avviare una determinata attività a meno che non venga completata un’altra attività dipendente dalla prima. Tali dipendenze tra attività possono rendere le cose difficili da gestire, soprattutto in caso di progetti complessi che hanno troppi compiti. Man mano che visualizzi una panoramica dei progetti con il diagramma di Gantt, puoi facilmente vedere quali attività dipendono l’una dall’altra e programmarle in modo tale da non influire in alcun modo sul progresso complessivo.

6. Sperimenta più chiarezza

Poiché puoi vedere immediatamente lo stato di avanzamento delle attività, aiuta te e gli altri a lavorare su un progetto a sviluppare una migliore comprensione di come si stanno svolgendo le cose. Più chiarezza significa una migliore comprensione tra i membri e quindi maggiore possibilità di portare a casa progetto.

7. Migliora la gestione del tempo

Molti project manager presentano la pianificazione come uno dei maggiori vantaggi dei diagrammi di Gantt nella gestione dei progetti. Poiché il tempo svolge un ruolo importante nella vita di un progetto, un software per diagrammi di Gantt aiuta i membri del progetto a comprendere la gravità dei ritardi durante la gestione dei progetti. È facile lasciarsi trasportare e lavorare senza pensare sulle attività, ma quando si dispone di una visione unificata dei progressi complessivi, è possibile allocare facilmente del tempo a ciascuna attività e fare ciò che è veramente necessario fare.

9. Crea un senso di responsabilità

L’utilizzo dei diagrammi di Gantt durante la gestione del progetto consente sia ai project manager che ai team di tenere traccia dei progressi del team, evidenziando i grandi successi (come un’attività completata in tempo e un traguardo raggiunto prima del previsto), nonché i principali fallimenti. Questa funzionalità del diagramma di Gantt aiuta a creare un senso di responsabilità sul posto di lavoro. Offre sia ai manager che ai membri del team un’equa opportunità di sfruttare questa soluzione per evidenziare la frequenza con cui superano le aspettative e ottengono riconoscimenti sul posto di lavoro.

10. Aumenta la flessibilità

Il cambiamento è una parte cruciale del processo di gestione del progetto. Anche se il piano del tuo progetto sembra essere infallibile, tu e il tuo team dovete essere preparati alla possibilità che potreste dover adattare le vostre aspettative in relazione alle situazioni che cambiano.

Come fare il diagramma di GANTT?

Una modalità sempre attuale è quella di visualizzare il diagramma di GANTT con Excell.
In alternativa esistono diversi applicativi, anche gratuiti, che consentono di gestire i propri progetti, di seguito una lista dei più diffusi:

INSTAGATT

SCORO

FUNCTIONFOX